鉴于墓穴使用对象的特定性,墓地管理员在引导客户订墓之前,对客户订墓资格的审查是接待引导客户订墓的前提和基础。在订墓资格的要求上各地殡葬管理条例均有规定。如《北京市殡葬管理条例第二十二条规定:公墓应当凭火化证明或者其他合法证明出租墓穴和骨灰格位。《湖北省殡葬管理务例》第十九条规定:公墓管理单位凭用户出具的火化证明(火葬区)或死亡证明(土葬区)出售或无偿安排墓穴和骨灰存放位置,并统一使用省民政部门制发的安放证书。
办理墓穴租用的客户须出示逝者死亡证明或火化证明等具有法律效力的合法书面文件。若为委托代办的,还须出示委托证明。
(一)死亡证明
人口死亡医学证明是医疗卫生机构出具的、说明居民死亡及其原因的医学证明。《国家卫生计生委公民政部关于进一步规范人口死亡医学证明和信息登记管理工作的通知》(国卫规划发(2013)57号)规定:
自2014年1月1日起,各地医疗卫生机构使用全国统一制定的新版《居民死亡医学证明(推断)书》(以下简称(死亡证》)。《死亡证)共四联.
《死亡证》签发对象为在中国大陆死亡的中国公民、台港澳居民和外国人(含死亡新生 儿)。 《死亡证》签发单位为负责救治或正常死亡调查的医疗卫生机构。《死亡证》签章后生效。医疗卫生机构和公安部门必须准确、完整、及时地填写《死亡证》四联(后三联一致)及《死亡调查记录》,严禁任何单位和个人伪造、私自涂改。
死者家属遗失(死亡证》,可持有效身份证件向签发单位申请补发一次。补发办法如下:已办理户籍注销及殡葬手续的,仅补发第三联;未办理户籍注销及殡葬手续的,补发第二至第四联。
未经救治的非正常死亡证明由公安司法部门按照现行规定及程序办理。

(二)火化证明
火化证明没有统一固定的格式，一般来说,火化证明中须包含火化证明编号、逝者姓名、性别、身份证号、死亡日期、火化日期、殡仪馆盖章等要素。

(三)墓地承租人
相关殡葬法规对于墓地承租人的认定没有明确规定,因此在实际工作中一般建议从逝者的直系亲属中推举出一人来作为墓地承租人。墓地承租人应年满18周岁并具有完全民事行为能力。